Política de privacidad de la contratación en el Reino Unido

Introducción

Como parte de cualquier proceso de contratación, la empresa recoge y procesa información personal, o datos personales, relacionados con los solicitantes de empleo. Esta información personal puede estar en manos de la empresa en papel o en formato electrónico.

La empresa se compromete a ser transparente sobre cómo maneja su información personal, a proteger la privacidad y la seguridad de su información personal y a cumplir con sus obligaciones de protección de datos en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley de Protección de Datos de 2018. El propósito de este aviso de privacidad es hacerle saber cómo y por qué recopilaremos y utilizaremos su información personal durante el proceso de contratación. Estamos obligados por el GDPR a notificarle la información contenida en este aviso de privacidad.

Este aviso de privacidad se aplica a todos los solicitantes de empleo, tanto si solicitan un puesto directamente como si lo hacen indirectamente a través de una agencia de empleo. No tiene carácter contractual.

Quiénes somos

OsecoElfab es el responsable del tratamiento de los datos (datos de contacto al final de este aviso). Esto significa que nosotros decidimos cómo se procesan sus datos personales y con qué fines.

¿Qué son los principios de protección de datos?

Según el GDPR, hay seis principios de protección de datos que la empresa debe cumplir. Estos establecen que la información personal que tenemos sobre usted debe ser:

• Procesado de forma legal, justa y transparente;
• Recogidos sólo para fines legítimos que se le han explicado claramente y no tratados posteriormente de forma incompatible con dichos fines;
• Adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con esos fines;
• Precisos y, en su caso, actualizados;
• Conservados en una forma que permita su identificación durante no más tiempo del necesario para esos fines;
• Procesados de forma que se garantice la seguridad adecuada de los datos.

La empresa es responsable de estos principios y debe poder demostrar su cumplimiento. Esto se llama responsabilidad.

¿Qué tipo de información personal recogemos sobre usted?

La información personal es cualquier información sobre un individuo a partir de la cual esa persona puede ser identificada directa o indirectamente. No incluye los datos anonimizados, es decir, cuando se han eliminado todos los datos de identificación.

La empresa recoge, utiliza y procesa una serie de datos personales sobre usted durante el proceso de contratación. Esto incluye (según corresponda):

• sus datos de contacto, incluidos su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico personal
• información personal incluida en un CV, cualquier formulario de solicitud, carta de presentación o notas de la entrevista
• referencias
• fecha de nacimiento
• confirmación de su derecho a trabajar en el Reino Unido y de las condiciones que lo condicionan O sus documentos de identidad para cumplir con los controles del derecho al trabajo exigidos por la ley
• detalles de sus habilidades, calificaciones, experiencia e historial de trabajo con empleadores anteriores
• información sobre su nivel salarial actual, incluidas las prestaciones y los derechos de pensión
• sus afiliaciones profesionales
• datos de contacto de los empleadores actuales y/o anteriores
• los datos de contacto actuales del trabajo, incluidos los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico
• registros de educación, registros de formación y registros de calificaciones y logros
• perfiles en redes sociales y/o en Internet, ya sean profesionales o personales
• título y funciones del puesto de trabajo con los empleadores actuales y/o anteriores
• detalles del paquete salarial y de recompensas y del período de preaviso con los empleadores actuales y/o anteriores
• motivo por el que dejó su(s) empleo(s) anterior(es)
• si ha solicitado previamente un puesto o ha trabajado para nosotros o para cualquiera de las organizaciones de nuestro Grupo, o si está relacionado con alguien que trabaje para nosotros
• los datos de contacto, la ocupación y el cargo de los árbitros
• la información recopilada a partir de las solicitudes de referencias: podría incluir información sobre las ausencias; cualquier investigación y procedimiento disciplinario, independientemente de que se haya tomado o no alguna medida disciplinaria; detalles de cualquier investigación de quejas o reclamaciones planteadas por usted o por un tercero sobre usted, independientemente de que se haya tomado o no alguna medida; su rendimiento, actitud y personalidad
• información sobre nóminas, impuestos y seguros nacionales
• aficiones, intereses fuera del trabajo y logros
• información sobre cualquier discapacidad y/o ajustes razonables que sean necesarios para permitirle asistir a una entrevista
• control de la diversidad (incluyendo, por ejemplo, la edad, la raza/etnia, la religión, si tiene una discapacidad, la orientación sexual, la identidad de género y el estado civil)
• su fotografía
• datos de su permiso de conducir
• pruebas psicométricas
• perfil de personalidad
• datos digitales sobre su actividad en las redes sociales relacionadas con la empresa e información sobre usted procedente de artículos de los medios de comunicación de dominio público.

¿Cómo recogemos sus datos personales?

La Empresa recopila información personal sobre usted durante el proceso de contratación, ya sea directamente de usted o, a veces, de un tercero, como una agencia de empleo, o a veces de búsquedas en Internet (por ejemplo, LinkedIn, Facebook, Twitter/X, etc.). También podemos recopilar información personal de otros terceros externos, como referencias de empleadores actuales y anteriores e información de proveedores de verificación de antecedentes. Aparte de las agencias de empleo, la Compañía solo buscará información personal de terceros durante el proceso de contratación una vez que se le haya hecho una oferta de empleo y le informaremos de que lo estamos haciendo.

Usted no tiene ninguna obligación legal o contractual de proporcionar información personal a la empresa durante el proceso de contratación.

Su información personal puede ser almacenada en diferentes lugares, incluyendo su registro de solicitud, en el sistema de gestión de recursos humanos de la empresa y en otros sistemas informáticos, como el sistema de correo electrónico.

¿Por qué y cómo utilizamos su información personal y cuál es la base legal para el tratamiento de sus datos personales?

Sólo utilizaremos sus datos personales cuando la ley nos lo permita. Estas son las denominadas bases legales para el tratamiento. Utilizaremos su información personal en una o más de las siguientes circunstancias:

• Cuando necesitemos cumplir con una obligación legal;
• Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero), y sus intereses o sus derechos y libertades fundamentales no prevalezcan sobre nuestros intereses. (Nuestros intereses legítimos incluyen: llevar a cabo nuestro negocio mediante la contratación de empleados, trabajadores y contratistas; gestionar el proceso de contratación; llevar a cabo la debida diligencia sobre el personal potencial; y realizar una administración interna eficaz).

Los fines para los que estamos procesando, o procesaremos, su información personal son:

• Gestionar el proceso de contratación y evaluar su idoneidad para el empleo o la contratación;
• Decidir a quién ofrecer un trabajo;
• Garantizar el cumplimiento de sus derechos legales;
• Garantizar una gestión eficaz de los recursos humanos, la gestión del personal y la administración de la empresa;
• Supervisar la igualdad de oportunidades;
• Permitirnos establecer, ejercer o defender posibles reclamaciones legales.

¿Qué ocurre si no proporciona información personal?

Si no facilita determinados datos personales cuando se le solicitan, es posible que no podamos tramitar su solicitud de empleo correctamente o en absoluto, que no podamos celebrar un contrato con usted o que no podamos cumplir nuestras obligaciones legales. También es posible que no pueda ejercer sus derechos legales.

Cambio de objetivo

Utilizaremos su información personal para los fines para los que la hemos recogido, es decir, para el ejercicio de contratación para el que se ha presentado. Sin embargo, si su solicitud de empleo o contratación es aceptada, la información personal recopilada durante el proceso de contratación se conservará mientras dure su empleo o contratación y de acuerdo con el aviso de privacidad para empleados, trabajadores y contratistas.

¿Quién tiene acceso a su información personal?

Sus datos personales pueden ser compartidos internamente dentro de la empresa a efectos del ejercicio de contratación, incluyendo a los miembros del departamento de RRHH, a los miembros del equipo de contratación y a los directivos del departamento que tiene la vacante.

La empresa no compartirá sus datos personales con terceros durante el proceso de contratación, a menos que su solicitud de empleo sea aceptada y le hagamos una oferta de empleo o contratación. En esa etapa, también podemos compartir su información personal con terceros (y sus agentes designados), incluyendo:

• organizaciones externas con el fin de llevar a cabo verificaciones de referencias y antecedentes laborales previas a la contratación;
• empleadores actuales o anteriores, para obtener referencias;
• asesores profesionales, como abogados y proveedores de pensiones;
• Salud laboral a efectos de los cuestionarios de salud laboral.

También es posible que tengamos que compartir su información personal con un regulador o para cumplir con la ley.

¿Cómo protege la empresa sus datos personales?

La Compañía ha implementado medidas para proteger la seguridad de su información personal. Cuenta con políticas, procedimientos y controles internos para tratar de evitar que su información personal se pierda o destruya accidentalmente, se altere, se divulgue o se utilice o se acceda a ella de manera no autorizada. Además, limitamos el acceso a su información personal a aquellos empleados, trabajadores, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad comercial de conocer para realizar sus deberes y responsabilidades laborales.

Cuando su información personal se comparte con terceros, exigimos a todos los terceros que tomen las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger su información personal y que la traten con el deber de confidencialidad y de acuerdo con la ley de protección de datos. Sólo les permitimos procesar su información personal para fines específicos y de acuerdo con nuestras instrucciones escritas, y no les permitimos utilizar su información personal para sus propios fines.

La empresa también cuenta con procedimientos para hacer frente a una presunta violación de la seguridad de los datos y notificaremos a la Oficina del Comisionado de Información y a usted una presunta violación cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.

¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

La empresa sólo conservará sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que fueron recogidos y tratados.

Si su solicitud de empleo o contratación no es aceptada, la empresa normalmente conservará sus datos personales hasta el final del ejercicio de contratación correspondiente, pero no más de 6 meses después del final del ejercicio de contratación correspondiente, a menos que usted especifique lo contrario.

Si su solicitud de empleo o contratación es aceptada, la información personal recopilada durante el proceso de contratación se conservará mientras dure su empleo o contratación y de acuerdo con el aviso de privacidad para empleados, trabajadores y contratistas.

La información personal que ya no deba conservarse se destruirá de forma segura y efectiva o se borrará permanentemente de nuestros sistemas informáticos, y también exigiremos a terceros que destruyan o borren dicha información personal cuando proceda.

En algunas circunstancias, podemos anonimizar su información personal para que ya no permita su identificación. En este caso, podemos conservar dicha información durante un período más largo.

Sus derechos en relación con su información personal

Como interesado, tiene una serie de derechos legales. Bajo ciertas condiciones y en determinadas circunstancias, tiene derecho a:

• Solicitar acceso a su información personal: esto se conoce normalmente como solicitud de acceso del interesado y le permite recibir una copia de la información personal que tenemos sobre usted y comprobar que la estamos procesando legalmente.
• Solicitar la rectificación de su información personal: esto le permite corregir cualquier información personal inexacta o incompleta que tengamos sobre usted.
• Solicitar la eliminación de sus datos personales: esto le permite pedirnos que eliminemos o borremos sus datos personales cuando no haya ninguna razón de peso para seguir procesándolos, por ejemplo, si ya no son necesarios en relación con el propósito para el que se recogieron originalmente.
• Restringir el tratamiento de sus datos personales: esto le permite pedirnos que suspendamos el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, si impugna su exactitud y quiere que verifiquemos su exactitud.
• Oponerse al tratamiento de sus datos personales: le permite pedirnos que dejemos de tratar sus datos personales cuando nos basemos en los intereses legítimos de la empresa como base jurídica para el tratamiento y haya algo relacionado con su situación particular que le haga decidir oponerse al tratamiento por este motivo.
• Portabilidad de los datos: le da derecho a solicitar la transferencia de su información personal a otra parte para que pueda reutilizarla en diferentes servicios para sus propios fines.

Si desea ejercer alguno de estos derechos, póngase en contacto con nuestro responsable del GDPR (datos de contacto más abajo) o con el Departamento de RRHH. Es posible que necesitemos solicitarle información específica para verificar su identidad y comprobar su derecho de acceso a la información personal o para ejercer cualquiera de sus otros derechos. Se trata de una medida de seguridad para garantizar que su información personal no se revele a ninguna persona que no tenga derecho a recibirla.

Cambios en este aviso de privacidad

La empresa se reserva el derecho de actualizar o modificar este aviso de privacidad en cualquier momento. Le enviaremos un nuevo aviso de privacidad cuando realicemos actualizaciones o modificaciones importantes. También podremos notificarle el tratamiento de sus datos personales de otras maneras.

Reclamaciones

Si desea presentar una queja sobre cómo hemos manejado sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro Oficial de Protección de Datos, quien investigará el asunto (datos de contacto a continuación).

Si no está satisfecho con nuestra respuesta o cree que no estamos procesando sus datos personales de acuerdo con la ley, puede presentar una queja ante la Oficina del Comisionado de Información (ICO), ico.org.uk.

Datos de contacto

Elfab Limitada, Alder Road, North Shields, Tyne & Wear, NE29 8SD, Reino Unido. Si tiene alguna pregunta sobre esta declaración de privacidad, póngase en contacto con el Departamento de Recursos Humanos o con nuestro Delegado de Protección de Datos (DPO@osecoelfab.com) al 0191 293 1234.